אחד הדברים הראשונים שאני שומע ממאמני כושר אישיים ומבעלי סטודיו הוא שהטלפון פשוט לא מפסיק. באמצע אימון נכנסת הודעה על תור, אחריה ביטול, ואחר כך מישהו שרוצה להזיז שעה. עד שחוזרים לכולם האימון נגמר, והיומן כבר לא מעודכן.
בניתי את סימפל תור בדיוק בשביל הרגעים האלה. מערכת ניהול תורים לא צריכה להיות עוד מסך שצריך ללמוד, אלא שכבה שקטה שמסדרת את היומן, שולחת תזכורות וגובה תשלום בזמן שאתם מאמנים. בשורות הבאות אני רוצה להראות לכם איך מערכת ניהול תורים למאמני כושר ולסטודיו עובדת בפועל, ומה היא פותרת ביום העבודה שלכם.
למה היומן של מאמן כושר מסובך יותר מיומן רגיל
לרוב נותני השירות יש סוג אחד של תור. אצלכם זה כמעט אף פעם לא ככה. מאמן אישי מוכר שעה אחת למתאמן אחד, ובאותו יום עצמו הוא גם מעביר שיעור פילאטיס מכשירים לקבוצה, אימון פונקציונלי בחוץ ומפגש קרוספיט בערב. סטודיו בוטיק מנהל לו"ז שבועי קבוע של חוגים, וחדרי כושר מוסיפים לזה כמה מאמנים שעובדים במקביל באותו מרחב.
מהתמונה הזאת נולדות שלוש בעיות חוזרות: מתאמנים ששוכחים שקבעו, חורים בלו"ז שנפתחים ברגע האחרון ולא מתמלאים, וכסף שנשאר פתוח כי אף אחד לא זוכר מי שילם ומי לא. אף אחת מהן לא קשורה ליכולת שלכם לאמן, וכולן גוזלות מכם שעות.
מה שמחמיר את זה הוא שרוב הניהול קורה בוואטסאפ. שיחה אחת מכילה גם תיאום, גם ביטול, גם שאלה על מחיר וגם תמונה של העברה בנקאית. אין שום דרך לדעת מתוכה מה מצב היומן מחר בבוקר, ואי אפשר לחפש בה מי חייב כסף. הבעיה היא לא הוואטסאפ עצמו, אלא שהוא לא נבנה כדי לנהל עסק, וברגע שיש יותר מעשרה מתאמנים קבועים הוא מפסיק להחזיק את המידע.
המתאמן קובע לבד, ואתם לא עוצרים את האימון
כל מאמן וכל סטודיו שנרשמים מקבלים דף עסק משלהם. זה לא טופס, זה עמוד אמיתי עם הלוגו, הצבעים והשירותים שלכם, שגם נסרק בגוגל ומביא אליכם מתאמנים חדשים. אתם שולחים את הקישור בוואטסאפ, מהאינסטגרם או מהאתר, והמתאמן רואה מה פנוי וקובע בעצמו.
אצלנו במערכת מעל 20% מהמתאמנים קובעים את התור דרך דף העסק ולא דרך הודעה, והקביעה זמינה 24 שעות ביממה. זה אומר שגם מי שמחליט בעשר בלילה שהוא רוצה אימון בשש בבוקר לא צריך לחכות שתענו לו. אתם רק רואים את היומן מתמלא.
תזכורות ואישורי הגעה: הדרך הכי פשוטה להוריד ביטולים
המערכת שולחת למתאמן תזכורת לאשר הגעה, ואחריה תזכורת נוספת לפני האימון עצמו, ב-SMS או בוואטסאפ. אצל הלקוחות שלנו התזכורות האלה מקטינות ביטולים ואי הגעה ב-90%. מבחינתי זה המספר הכי חשוב במערכת, כי כל מתאמן שלא מגיע הוא שעה שאי אפשר להחזיר.
אם ביטולים ברגע האחרון הם הכאב המרכזי שלכם, כדאי לקרוא בנפרד על שלוש השכבות שאנחנו ממליצים לבנות סביבם. הכלל הפשוט הוא שמתאמן שאישר הגעה בלחיצה מגיע הרבה יותר.
רשימות המתנה: מה קורה כשמתאמן מבטל בעשר בלילה
נניח שיש לכם אימון מחר בשבע בבוקר, ובעשר בלילה מגיע ביטול. בלי מערכת אתם מגלים את זה בבוקר, וזאת שעה אבודה. עם רשימת המתנה זה עובד אחרת.
אפשר להגדיר רשימת המתנה לשעות שכבר נתפסו, או רשימה כללית שנסגרת בסוף כל יום. ברגע שתור מתפנה, או שאתם פותחים זמני עבודה חדשים, כל מי שרשום לרשימה מקבל התראה ויכול לתפוס את המקום. אתם לא מחפשים ידנית מי רוצה להחליף, והשורה מתמלאת מעצמה. בשיעורים קבוצתיים זה מורגש עוד יותר, כי תמיד יש מישהו שרצה להיכנס לחוג שהיה מלא.
כרטיסיות, מנויים ותשלומים במקום אחד
ברגע שיש לכם עשרים מתאמנים פעילים, כל אחד עם הסטטוס שלו, הראש כבר לא מספיק. במערכת יש ניהול כרטיסיות ללקוחות, כך שאתם רואים לכל מתאמן מה נשאר לו בלי לחפש בשרשור הודעות. אפשר גם לסמן חובות על לקוח, כדי שיהיה ברור מי סגר ומי עוד לא.
אפשר להגדיר שהשירות נגבה כבר בעת הזמנת התור, לשלוח בקשות תשלום, ולהנפיק קבלות וחשבוניות כחוק ישירות מהיומן. מי שרוצה גם צד חשבונאי מלא יכול לחבר את תוסף החשבונאות שלנו. מה נכלל בכל חבילה מופיע במחירון, כולל מספר הודעות התזכורת החודשי.
סטודיו עם כמה מאמנים ולו"ז קבוע
סטודיו בוטיק וחדרי כושר לא מנהלים יומן אחד אלא כמה. במערכת אפשר לצרף אנשי צוות לעסק, להגדיר הרשאות ותפקידים, ולתת לכל מאמן לראות את מה שרלוונטי לו. את היומן אפשר לסנכרן עם Google Calendar או Outlook, כך שגם מי שמנהל חלק מהחיים ביומן חיצוני לא נופל בין הכיסאות.
גם צד הלקוח מקבל מקום. אפשר לבקש מהמתאמנים ביקורות ודירוגים שמופיעים בדף העסק, ולהגדיר שאלון קצר לפני הזמנת תור, למשל הצהרת בריאות או שאלה על רמת ניסיון לפני שיעור קרוספיט ראשון. במקום לשאול כל אחד בנפרד בוואטסאפ, התשובות מגיעות אליכם מסודרות עם הקביעה.
אם אתם עדיין מתלבטים אם הגיע הזמן, יש לנו רשימה של סימנים שמעידים שכבר לא כדאי לנהל תורים בצורה ידנית, ומדריך נפרד על ניהול יומן בצורה שלא שורפת לכם את היום.
מה זה שווה לכם בכסף
אני לא אוהב לדבר על מערכת כעל הוצאה, כי בפועל היא נמדדת מול מה שאתם מפסידים בלעדיה. מאמן שגובה מאתיים שקלים לאימון ומאבד שני אימונים בשבוע בגלל אי הגעה מפסיד יותר מאלף שקלים בחודש, לפני שספרנו את השעות שהלכו על תיאומים. הירידה של 90% בביטולים ובאי הגעה מחזירה את זה כמעט לבד.
אם אתם רוצים לעשות את החשבון בעצמכם, כתבנו חישוב מסודר של אפליקציה לניהול תורים לעסק קטן ושל העלות החודשית האמיתית של ניהול ידני. אצל רוב המאמנים ההשקעה מחזירה את עצמה כבר בחודש הראשון.
איך מתחילים, ומה זה דורש מכם
ההקמה לוקחת פחות מחמש דקות: פותחים חשבון, מזינים את פרטי העסק, מגדירים שירותים ושעות, ומשתפים את הקישור. חודש הניסיון הראשון הוא בחינם ובלי צורך בפרטי אשראי, אז אפשר פשוט לבדוק אם זה מתאים לקצב שלכם.
ואם משהו נתקע, יש מענה אנושי בעברית 24/7. זמן התגובה הממוצע שלנו הוא פחות משלוש דקות, 95% מהפניות מקבלות מענה בתוך שעה, וב-97% מהמקרים הפנייה נסגרת כבר בשיחה הראשונה. זה לא בוט, וזה חלק מהסיבה שמאמנים נשארים איתנו.
שאלות נפוצות ממאמנים ובעלי סטודיו
איך המערכת מונעת הגעה של מתאמנים שלא שילמו?
אפשר להגדיר שהשירות נגבה כבר בעת הזמנת התור, כך שהקביעה לא נסגרת בלי תשלום. למי שעובד אחרת, יש סימון חובות על לקוח ובקשות תשלום שנשלחות ישירות מהמערכת, ולכן אתם יודעים מי פתוח עוד לפני שהוא נכנס לאולם.
אפשר לנהל גם אימונים אישיים וגם שיעורים קבוצתיים באותו יומן?
כן. מגדירים כל סוג פעילות כשירות נפרד עם משך זמן ומחיר משלו, ומשבצים אותו בשעות שנוחות לכם. אימון אישי, פילאטיס מכשירים או אימון פונקציונלי קבוצתי יושבים באותו יומן בלי לנהל שתי רשימות במקביל.
מה קורה כשמתאמן מבטל ונפתח חור בלו"ז?
אם יש רשימת המתנה לאותו זמן, כל הרשומים מקבלים התראה ברגע שהתור מתפנה ויכולים לתפוס אותו. אתם לא צריכים לעשות כלום מלבד לראות שהשעה שוב תפוסה.
המתאמנים צריכים להוריד אפליקציה?
לא. הם נכנסים לדף העסק שלכם מהדפדפן בנייד וקובעים משם. אתם כמאמנים יכולים לנהל הכול גם מהאפליקציה וגם מהמחשב, לפי מה שנוח לכם.
כמה זמן לוקח להקים את המערכת?
פחות מחמש דקות עד שדף העסק באוויר ואפשר לשלוח אותו למתאמן הראשון. חודש הניסיון הראשון בחינם, בלי התחייבות ובלי אשראי.
